Senjata Sistem Informasi (2): Organisasi Cerdas Guna Menghadapi Persaingan

KITA SEDANG BERGERAK KE ARAH ERA MULTIMEDIA. Era di mana munculnya pembauran teknologi-teknologi informasi baru yang sangat memegang peranan penting dalam segala bidang dan kehidupan menuju arah perubahan dan kemajuan. Bahkan, tak berlebihan pula jika dikatakan, yang sedang berlangsung sekarang ini adalah kekuatan ekonomi, dan kondisi ini tidak mungkin ada tanpa kontrol puncak atas informasi.

Teknologi-teknologi informasi itu pada akhirnya menciptakan jaringan dalam genggaman dengan multiguna. Komputasi, komunikasi, dan penyedia (isi) informasi, dapat membaur, terpadu, yang melahirkan multimedia interaktif. Era di mana setiap individu maupun organisasi, dengan bantuan prasarana teknologi informasi multimedia yang komplit dan canggih, dapat saling bertukar informasi dan berinteraksi, bahkan dapat pula mengubah pola berpikir dan perilaku.

Sistem Informasi

Dari semula orang hanya mengenal mesin fax untuk mengirim surat, sekarang ada e-mail (pos elektronik) untuk berkomunikasi yang bisa lebih cepat, dan bisa dilakukan secara rahasia atau personal. Sama halnya dengan komputer. Kalau dulu hanya mengenal komputer (Personal Computer/PC) untuk menulis, kini komputer dapat juga mengirim citra atau gambar dan suara. Dunia pun memasuki era multimedia. Namun, makna dari semua itu adalah, bahwa orang akan berlomba-lomba meraih kemajuan dan keuntungan berkat sarana informasi yang telah ditawarkan.

Maka, tak heran pula jika di abad teknologi ini, industri yang berkait dengan informasi akan memunculkan industri-industri baru dari berbagai bidang, seperti komputasi (komputer, software, layanan), komunikasi (satelit, telepon, kabel, non kabel), dan penyedia isi (penerbitan, penyediaan informasi, hiburan), yang semuanya dapat berbaur menjadi satu dalam pengertian multimedia interaktif.

Begitulah dunia sekarang ini. Tinggal soalnya adalah, bagaimana kita menyikapi hal ini? Apakah kita tidak perlu mengikuti kemajuan yang ditawarkan? Apakah kita akan diam saja? Atau, bagaimana kita menyikapi perubahan dan kemajuan itu dengan paradigma baru memanfaatkan sistem informasi untuk mendapatkan keunggulan dan keuntungan dalam menghadapi segala bentuk persaingan?

Yang pasti, di abad multimedia yang sarat persaingan ini, hanya organisasi yang tahu tahap perubahan dan mau mengikuti perkembangan, serta dapat mengembangkan strategi yang tepat, yang akan menuai sukses. Oleh sebab itu, salah satu tuntutan dan tantangannya adalah bagaimana organisasi, beserta individu-individunya, menjadi lebih cerdas dari kompetitornya. Dengan kata lain, organisasi harus mendapatkan cara untuk meningkatkan ”intelegence” dalam berkompetisi.

Pertanyaan selanjutnya adalah, bagaimana caranya membuat organisasi itu menjadi lebih cerdas? Penerapan dan pemanfaatan sistem informasi adalah salah satu kata kunci jawabannya. Namun, harus disadari pula, bahwa dalam sebuah penerapan sistem informasi berarti akan menimbulkan gelombang perubahan di semua bagian dan fungsi organisasi. Hal ini dikarenakan tata kerja sistem informasi dirancang berdasarkan supply chain management organisasi yang bersangkutan. Adanya gelombang perubahan, baik di organisasi maupun paradigma berpikir manusianya sebagai pelaksana, adalah cost atau harga yang harus dibayar dalam penerapan dan pemanfaatan sistem informasi. Oleh karenanya, semua itu harus dilihat secara positif sebagai suatu tuntutan dan tantangan dalam menghadapi persaingan dan kemajuan yang ditawarkan di abad informasi ini.

Bicara soal sistem informasi, tampaknya pengertian atau definisi yang diberikan Steven Alter dalam Information and Knowledge Society (1992) dapat dijadikan rujukan dan cukup mewakili dari sekian banyak definisi yang diberikan oleh para pakar informasi. Menurut Alter, sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi.

Di sini, kita tidak membahas apa, bagaimana dan ruang lingkup sistem informasi itu secara detail dan mendalam. Akan tetapi, sekadar gambaran, komponen sistem informasi itu terdiri dari:

  1. Hardware (perangkat keras): merupakan komputer itu sendiri, terdiri dari CPU (Central Processing Unit) beserta perangkat pendukungnya, yaitu output devices, memori, dan perkakas komunikasi.
  2. Software (perangkat lunak) atau program: merupakan program-program komputer beserta petunjuk pendukungnya (manual).
  3. Prosedur atau aturan: merupakan peraturan peraturan-peraturan yang menentukan operasi sistem komputer.
  4. Manusia: merupakan pihak yang memanfaatkan sistem informasi.
  5. Data: adalah fakta-fakta yang akan diolah menjadi informasi yang bermanfaat. Data ini akan dipilahkan, dimodifikasi atau diperbarui oleh program-program kompuyter. Data biasanya disimpan dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin, sehingga mesin komputer dapat mengolahnya.
  6. Jaringan komputer: sistem penghubung yang memungkinkan terjadinya komunikasi antarpemakai; atau jaringan yang memungkinkan beberapa komputer saling memanfaatkan sumber daya yang ada.

Dalam prakteknya, memang tidak semua komponen itu harus ada dalam sistem informasi, misalnya bagi sistem informasi pribadi, yang cukup hanya dengan sebuah komputer, tanpa perlu jaringan.

Selain komponennya, sistem informasi juga memiliki beragam jenis, seperti: Sistem Informasi Akutansi, Sistem Informasi Keuangan, Sistem Informasi Pemasaran, Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, Sistem Informasi Manajemen, Sistem Informasi Eksekutif, Sistem Informasi Manufaktur, Sistem Informasi Strategis, Sistem Informasi Geografis, dan sebagainya.

Dalam mengelola sistem informasi menjadi sebuah kekuatan, sudah tentu sistem informasi harus disikapi bukan hanya sebagai alat bantu dan pendukung dalam mengelola organisasi (cost and benefit analysis), akan tetapi juga harus dijadikan sebagai “senjata”. Dalam pengertian “senjata” adalah sebagai modal bagi pengembangan organisasi untuk dapat bersaing di lingkungan eksternal (social cost and social analysis).

Kendati demikian, harus diakui pula bahwa sebagai “senjata” sudah pastinya banyak bergantung dari the man behind the gun. Itu artinya, dalam mengelola sistem informasi itu tergantung dari sejauh mana user atau pengguna dapat mengetahui dan menguasai cara penggunaan sistem itu nantinya, demi untuk sebuah kemajuan. Di sinilah terasa penting adanya pandangan paradigma baru terhadap teknologi dari organ penggerak organisasi tersebut. [Wawan Tunggul Alam]

Baca juga:

Senjata Sistem Informasi (1): Garis Depan Revolusi Sosial, di sini.

Comments

comments